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校園一卡通在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

文章出處:http://m.compasssalessolutions.com 作者:孟凡斌 趙伯君 劉偉科   人氣: 發(fā)表時(shí)間:2011年11月14日

[文章內(nèi)容簡介]:本文結(jié)合高校管理的現(xiàn)狀,闡述了“校園一卡通”在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用情況,分析了“校園一卡通”的應(yīng)用對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用,提出了校園一卡通系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中存在的問題以及今后要注意和重視的管理和技術(shù)問題,為今后的一卡通系統(tǒng)建設(shè)提供參考依據(jù)。

    原來,我們高校內(nèi)流通著大量的不同類型的卡、證、票,以我校為例,學(xué)生手中使用的主要有金龍卡、圖書卡、銀行卡等,其它證件票據(jù)有學(xué)生證、上機(jī)證、水票、洗澡票等,多種卡、證、票同時(shí)并存,各個(gè)管理部門卡、證、票又不能通用,這給我們管理帶來管理分散、復(fù)雜等困難,也給我們師生帶來極大的不便,增加了他們的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),同時(shí),現(xiàn)金在校園內(nèi)大量流動(dòng),也容易產(chǎn)生諸如小金庫等腐敗現(xiàn)象。目前,我校已初步實(shí)施了一卡通系統(tǒng),校園一卡通用一張復(fù)合卡來取代各種不同類型的卡、票、證,可以有效解決校園內(nèi)卡、票、證種類繁多、管理復(fù)雜、難度大的問題,是目前高等學(xué)校普遍實(shí)行數(shù)字化校園和校園消費(fèi)的先進(jìn)模式。

   1 “校園一卡通”的基本功能

   校園一卡通是一個(gè)集綜合信息管理和金融服務(wù)為一體的多功能復(fù)合卡應(yīng)用系統(tǒng)??刹捎门c金融卡合二為一或單獨(dú)采用校園片(“校園一卡通”與銀行卡分離,但存在對(duì)應(yīng)接口)的形式,來實(shí)現(xiàn)儲(chǔ)蓄、校內(nèi)消費(fèi)支付、校內(nèi)管理等功能,主要由兩大部分構(gòu)成:

    1.1 金融卡部分:即由銀行發(fā)行的磁條卡,與普通的銀行金融卡(如電子借記卡)相同,可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人銀行賬戶管理的各項(xiàng)功能,如存取款、轉(zhuǎn)賬等,但不允許透支。

    1.2 “校園一卡通”部分:一般是帶芯片的智能Ic卡,它存儲(chǔ)了使用者的基本信息和電子錢包,一卡多用,可以取代各種卡、證、票,集多功能支付手段和信息認(rèn)證的智能卡。一張“校園一卡通”就可以實(shí)現(xiàn)就餐、圖書借閱、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、身份認(rèn)證等多項(xiàng)功能。

    可見,“校園一卡通”是一個(gè)以Ic卡為信息載體基于校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的適用于校園消費(fèi)和管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),卡的一部分屬于數(shù)據(jù)區(qū),是存儲(chǔ)用戶的詳細(xì)信息用于身份認(rèn)證的區(qū)域,同時(shí)還包含存儲(chǔ)電子錢包、資金信息等電子支付功能的數(shù)據(jù),可以通過對(duì)電子錢包信息的處理實(shí)現(xiàn)校內(nèi)支付功能。它應(yīng)該是與金融卡建立對(duì)接,與銀行共同發(fā)行和管理。銀行負(fù)責(zé)對(duì)金融卡的維護(hù)和管理,學(xué)校負(fù)責(zé)對(duì)“校園一卡通”的管理,在學(xué)校設(shè)立管理中心,對(duì)“校園一卡通”的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理。

    2 “校園一卡通”在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

    2.1 促進(jìn)了與財(cái)務(wù)管理相關(guān)信息的規(guī)范化,加大了學(xué)校財(cái)務(wù)的監(jiān)管力度。

    大部分高等學(xué)校,由于學(xué)校規(guī)模大,機(jī)構(gòu)多,統(tǒng)計(jì)上的數(shù)據(jù)來源渠道太多,各部門的統(tǒng)計(jì)口徑不相一致。而財(cái)務(wù)在報(bào)表的編制以及核算上要求的數(shù)據(jù)同各部門提供的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否有直接的關(guān)系。校園一卡通系統(tǒng)按照教育部《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)第一部分:學(xué)校管理信息標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行設(shè)計(jì)實(shí)施,在一個(gè)平臺(tái)上按部頒標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一建立各類學(xué)生學(xué)籍以及教職工各類檔案資料數(shù)據(jù),一方面減少了各部門在重復(fù)錄入資料中帶來的錯(cuò)漏現(xiàn)象,另一方面也保證了各部門資料的統(tǒng)一性、真實(shí)性和可靠性,為財(cái)務(wù)部門提供了準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源。由于校園一卡通的應(yīng)用,大大減少了學(xué)校內(nèi)的現(xiàn)金流通,大部分涉及資金的往來業(yè)務(wù),可通過校園一卡通來完成,校內(nèi)二級(jí)單位部門的有償服務(wù)資金收入和資金的劃撥,也都是通過校園一卡通系統(tǒng)來進(jìn)行運(yùn)作。特別是由于學(xué)校后勤社會(huì)化改革以后,由于引進(jìn)了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,某些經(jīng)營服務(wù)工作由社會(huì)上的經(jīng)營實(shí)體來承擔(dān)和管理,通過資金的往來可以了解這些實(shí)體的經(jīng)營情況;與此同時(shí),對(duì)收取這些經(jīng)營實(shí)體的資產(chǎn)占用費(fèi)以及國有資產(chǎn)的保值增值起到了保證作用。

    2.2 增收節(jié)支,節(jié)約能源和水資源。

    校園一卡通在電控和水控等方面的應(yīng)用,將會(huì)對(duì)學(xué)校水電費(fèi)的支出起到有效的控制作用 由于高等學(xué)校的規(guī)模一般較大,而水電費(fèi)支出的沉重負(fù)擔(dān)也曾困擾著學(xué)校,如何更好地進(jìn)行水電費(fèi)的控制與管理,各個(gè)學(xué)校也都有各自的做法,收效不等。實(shí)踐證明,電控和水控在很多高校應(yīng)用以后,是行之有效的,對(duì)學(xué)校的增收節(jié)支發(fā)揮了很大的作用,同時(shí)也為節(jié)約用電和水資源提供了有效的控制途徑。

    2.3 加強(qiáng)學(xué)校的收費(fèi)管理,規(guī)范學(xué)校的經(jīng)濟(jì)秩序。

    高等學(xué)校的教育事業(yè)經(jīng)費(fèi),除了依靠財(cái)政撥款以外,很大一部分需要靠高校自身通過辦學(xué)或科研成果的轉(zhuǎn)讓等方式取得。但是,這些收入的取得,必須符合國家的法律法規(guī),收費(fèi)的項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn),必須經(jīng)過有關(guān)政府部門或業(yè)務(wù)部門的批準(zhǔn),而不得隨意收取。因此,如何加強(qiáng)學(xué)校的收費(fèi)管理,規(guī)范學(xué)校的財(cái)務(wù)秩序,是高校財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一。校園一卡通應(yīng)用以后,校內(nèi)所有單位部門,均不得使用現(xiàn)金支付;所有的收入均應(yīng)通過“卡部”結(jié)算賬戶,直接轉(zhuǎn)入相應(yīng)的賬戶。此舉不但對(duì)學(xué)校各部門的創(chuàng)收經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了監(jiān)督,而且證了創(chuàng)收經(jīng)費(fèi)的及時(shí)足額上繳,同時(shí),也杜絕賬外賬和私設(shè)“小金庫”的行為發(fā)生,規(guī)范了校內(nèi)經(jīng)濟(jì)秩序,促進(jìn)了黨風(fēng)廉政建設(shè)。

    2.4 促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化建設(shè),提高了財(cái)務(wù)管理手段,增強(qiáng)了學(xué)校對(duì)資金的調(diào)控能力。

    校園一卡通的應(yīng)用,對(duì)促進(jìn)財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)以及提高財(cái)務(wù)管理水平起到很大的作用。通過校園一卡通可查詢個(gè)人的消費(fèi)支出情況、個(gè)人的收入情況、學(xué)生收費(fèi)情況等。并利用校園一卡通為學(xué)生交納電費(fèi)、水費(fèi)、雜費(fèi)等,提高了財(cái)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。由于校園一卡通的卡部管理中心掛靠學(xué)校財(cái)務(wù)部門,所有校內(nèi)有償服務(wù)的部門單位的消費(fèi)資金的往來均在卡部管理中心設(shè)立資金結(jié)算賬戶。因此,對(duì)這部分資金的集中管理,有利于學(xué)校統(tǒng)一調(diào)度,增強(qiáng)了學(xué)校對(duì)資金的詞控能力。

    2.5 提高工作的透明度,營造良好的高校社會(huì)形象。

    實(shí)現(xiàn)與家長的信息互動(dòng):銀行卡和“校園一卡通”建立對(duì)接后,家長可以通過電子郵件接收學(xué)校的收費(fèi)信息、學(xué)生的消費(fèi)情況等。家長可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢和下載學(xué)生在內(nèi)的資金使用情況,以了解和掌握子女花費(fèi)動(dòng)態(tài),可及時(shí)在異地為子女補(bǔ)充資金或糾正不當(dāng)?shù)南M(fèi)習(xí)慣,引導(dǎo)學(xué)生形成良好的消費(fèi)心理和習(xí)慣。

    3 “校園一卡通”在高校財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用中需要解決的問題

    校園一卡通是目前高校信息化管理特別是財(cái)務(wù)管理信息化的先進(jìn)手段,是未來發(fā)展的方向和潮流。然而,在實(shí)際應(yīng)用中也暴露了一些問題,影響了其功能的拓展和管理效率的充分發(fā)揮。

    3.1 校園一卡通對(duì)財(cái)務(wù)管理信息與學(xué)校其他部門數(shù)字信息的格式匹配問題。

    目前高校財(cái)務(wù)信息由于其特殊性并未與各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式,財(cái)務(wù)軟件功能基本上是核算,完全局限在常規(guī)的賬務(wù)處理和會(huì)計(jì)報(bào)表上,由于財(cái)務(wù)軟件與其他部門的信息系統(tǒng)沒有公共的接口,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致,工作起來各自為政,導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部各種資源分散,無法統(tǒng)一管理。建立校園一卡通系統(tǒng),為滿足校園卡應(yīng)用的需要,必須對(duì)原有財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行修改或者相互提供統(tǒng)一數(shù)據(jù),一方面滿足與一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換需要,另一方面,以方便與學(xué)校其他部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換,比如說,學(xué)費(fèi)管理系統(tǒng)、學(xué)生獎(jiǎng)貸助系統(tǒng)需要由教務(wù)處、研究生院、成教學(xué)院等部門提供學(xué)生基本信息;工資管理系統(tǒng)需要由人事、水電、房產(chǎn)等部門提供職工的各種信息 使用校園卡后,各個(gè)部門的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼都會(huì)遵循統(tǒng)一的格式,使信息能夠共享,部門之間的數(shù)據(jù)交換也會(huì)變得更加容易。這不僅涉及到各部門責(zé)任人對(duì)一卡通系統(tǒng)的認(rèn)識(shí),還需要學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)一卡通系統(tǒng)的全面協(xié)調(diào)。否則,一卡通系統(tǒng)不能與學(xué)校相關(guān)部門順利聯(lián)網(wǎng),將無法發(fā)揮其高效的管理效能。

    因此,首先,校園一卡通系統(tǒng)的建設(shè)要確保領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。信息化是“一把手”工程,領(lǐng)導(dǎo)重視是項(xiàng)目圓滿完成的根本保證,主管領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)一卡通系統(tǒng)的先進(jìn)性和功能有足夠的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確的定位。否則,錢花了不少,管理不到位,不重視系統(tǒng)維護(hù)和功能的擴(kuò)展,其效率無法顯現(xiàn)。其次,要做好需求調(diào)研分析,將各部門的管理需求和特點(diǎn)搞清楚,使軟件的開發(fā)設(shè)計(jì)更具有針對(duì)性和實(shí)用性。同時(shí),要做好系統(tǒng)建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作,財(cái)務(wù)、后勤、圖書管理等部門職員要密切配合,發(fā)揚(yáng)主人翁精神。再次,分步啟用系統(tǒng)功能,先啟用消費(fèi)、考勤等系統(tǒng),以后不斷完善和擴(kuò)展新的功能,以便穩(wěn)妥推進(jìn)。

    3.2 校園一卡通基于銀行卡,系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)與銀行合作,獲得雙贏。

    校園一卡通適用范圍在校園,但它的功能發(fā)揮依賴于銀行賬戶和銀行的轉(zhuǎn)賬服務(wù)。一卡通實(shí)質(zhì)上是銀行卡服務(wù)功能在校園的延伸 一卡通包括校園卡和銀行卡兩張卡,每張校園卡的用戶都同時(shí)開通了個(gè)人銀行卡賬戶,銀行卡賬戶資金可以方便地劃入校園卡,便于在校內(nèi)支付。因此,有的一卡通系統(tǒng)就是由商業(yè)銀行直接提供給高校使用,銀行從中獲得了批量的客戶資源,銀行卡發(fā)卡量和存款規(guī)模都會(huì)大幅增長,并且學(xué)校師生相關(guān)的金融服務(wù)也隨之在該銀行辦理,給銀行帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。所以,高校一卡通建設(shè)要與銀行合作,爭(zhēng)取由銀行提供免費(fèi)軟件,這樣,高校不僅可以節(jié)省投資額,還能密切與銀行關(guān)系,在學(xué)校建設(shè)資金需求上也容易得到滿足。相對(duì)于高校,銀行的信息化程度較高,在信息化建設(shè)方面積累了一定經(jīng)驗(yàn),校園一卡通建設(shè)中與銀行合作,對(duì)高校財(cái)務(wù)管理信息化能獲得有益的幫助和指導(dǎo)。有的銀行在公司理財(cái)方面有相應(yīng)的金融產(chǎn)品,銀行利用金融理財(cái)產(chǎn)品,可以幫助學(xué)校合理地規(guī)劃現(xiàn)金流,實(shí)現(xiàn)資金使用效益的最大化。

    3.3 校園一卡通系統(tǒng)的功能擴(kuò)展問題。目前,“校園一卡通”在許多學(xué)校的應(yīng)用只是停留在教職工和學(xué)生就餐、上機(jī)、圖書館借閱、門禁出人和員工考勤等方面,其他擴(kuò)展功能尚未得到開發(fā)。如用一卡通使用體育設(shè)施(如游泳、健身)、洗浴、洗衣;選課、學(xué)籍注冊(cè);教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、校園超市購物、資料復(fù)印、領(lǐng)用財(cái)物;還有使用一卡通對(duì)食堂進(jìn)貨管理、學(xué)生宿舍電費(fèi)管理以及實(shí)現(xiàn)與校內(nèi)其它部門數(shù)據(jù)信息共享等等。校園卡不僅是個(gè)電子錢包,還是一個(gè)校內(nèi)學(xué)習(xí)、工作的身份通行證。只有將一卡通的功能豐富起來,實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各部門、校內(nèi)與校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行,使全校各類數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性,才能充分發(fā)揮其信息化手段的管理優(yōu)勢(shì),才能實(shí)現(xiàn)其最優(yōu)的成本效益比。只有其功能擴(kuò)展了、豐富了,通過頻繁的規(guī)?;褂?,系統(tǒng)的優(yōu)越性才能真正體現(xiàn),也才能帶動(dòng)學(xué)校各單位各部門信息化管理水平的提高。

    3.4 一卡通運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性問題。

    校園一卡通每日消費(fèi)流水往往在兩萬條以上,人數(shù)多的高??赡芨摺km然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)比較成熟,但在校園一卡通的建設(shè)過程中,由于設(shè)計(jì)、財(cái)力、系統(tǒng)管理等方面的因素,對(duì)于大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用、廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點(diǎn),給一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出了很大的挑戰(zhàn)。如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置,軟、硬件故障的排除能力,對(duì)保證校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)承受大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關(guān)鍵。特別是跨校區(qū)的網(wǎng)絡(luò)布局,對(duì)于沒有專用網(wǎng)絡(luò)線路的高校,一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、傳遞的穩(wěn)定性影響較大。此外,計(jì)算機(jī)病毒的防治、黑客攻擊、用戶越權(quán)操作等網(wǎng)絡(luò)安全問題,也是系統(tǒng)管理的主要顧慮。保證校園一卡通系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性,除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)等方面采取安全控制措施,以及專業(yè)的維護(hù)員及時(shí)處理故障外。還必須加強(qiáng)校園一卡通在系統(tǒng)管理上的安全控制。管理無法代替技術(shù),技術(shù)同樣也無法代替管理。許多不安全的因素常常是由于管理問題產(chǎn)生的。安全問題的重要解決辦法就是制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)范。如在一卡通系統(tǒng)的管理人員選擇上,要派有較高的思想素質(zhì)和責(zé)任心,工作細(xì)致認(rèn)真的員工。涉及安全工作,要有兩人以上在場(chǎng)協(xié)同處理,并做好相關(guān)記錄以證明安全性已得到保障。與安全管理有關(guān)的崗位和職務(wù)要實(shí)行定期輪換制,并定期進(jìn)行輪流培訓(xùn),使安全管理責(zé)任落到實(shí)處。

    校園一卡通是信息時(shí)代高校財(cái)務(wù)管理信息化的必然產(chǎn)物,隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)不斷發(fā)展,原有的一些技術(shù)和安全問題會(huì)迎刃而解。一卡通的推廣應(yīng)用,對(duì)于解決高校擴(kuò)招后學(xué)生人數(shù)大幅增長,傳統(tǒng)行政管理和財(cái)務(wù)管理模式的弊端有著重要作用。我們相信,在這信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代,校園一卡通必將在高校迎來廣闊的發(fā)展前景。 

     (文/山東科技大學(xué)財(cái)務(wù)處、山東科技大學(xué)現(xiàn)代教育中心/孟凡斌 趙伯君 劉偉科)

本文關(guān)鍵詞:財(cái)務(wù)管理,校園一卡通,金融卡
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